¿Cómo hacer eventos virtuales con éxito? | REDTORRES

¿Cómo hacer eventos virtuales con éxito?

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Los eventos virtuales; nuevas circunstancias para una nueva realidad

La pandemia aparejada al temido Covid-19 ha transformado, quizás para siempre, la manera de relacionarnos en sociedad. Este cambio se ha visto reflejado en multitud de eventos, que se han tenido que adaptar al nuevo contexto para sobrevivir y poder desarrollarse. Afortunadamente las nuevas tecnologías y el entorno 2.0 se han convertido en los grandes aliados de empresas, organizaciones y administraciones públicas, que han apostado con fuerza por la transformación digital como método de supervivencia. 

Si ya antes de la pandemia los sectores estratégicos e industriales utilizaban cada día más herramientas como el streaming o la videoconferencia en sus actividades cotidianas, la nueva realidad lo ha potenciado exponencialmente haciendo del evento virtual un acto común, normalizado y necesario. 

A continuación vamos a dar una serie de ejemplos de eventos virtuales, propios y ajenos, y algunos en colaboración, que han sabido hacer de la necesidad virtud. Hemos explorando nuevas tendencias en la comunicación digital; formatos puramente digitales, otros modelos híbridos (que compagina la asistencia virtual con la presencial) que permitan el desarrollo de eventos y su monetización. Estos eventos han sido ejemplos de buena praxis digital. 

El IFA 2020 en Berlín, un ejemplo de evento híbrido

Se trata de una de las ferias de tecnología más potentes de toda Europa. La organización optó desde un principio por un modelo híbrido que combinaba los actos presenciales (con asistencia muy limitada), con los eventos puramente virtuales (a través de videoconferencias, webinars maestras, spots grabados de antemano y otros recursos digitales. 

Hasta 6.100 visitantes pasaron por esta feria berlinesca de modo presencial y 150 fueron las empresas que participaron en ella en espacios físicos. Por otra parte, se contabilizaron más de 78.000 espectadores únicos en sus conferencias y eventos de carácter virtual. La mayoría de las conferencias, keynotes y encuentros digitales siguen disponibles en la red. Un modelo ejemplar de adaptación a los nuevos tiempos. 

Plenos y congresos virtuales en toda España

La clase política ha seguido celebrando los plenos municipales, regionales y nacionales habilitando el voto telemático, con sesiones de streaming y videochat. Era la mejor fórmula para seguir trabajando desde las administraciones con agilidad, dando respuesta a las necesidades de la población en plena pandemia. 

Hemos visto incluso al Congreso de los Diputados de España con una representación exigua mientras que la mayoría del hemiciclo seguía el debate (y votaba) desde sus propias casas. El videochat ha sido una pieza fundamental. En algunos pueblos y en las ciudades más afectadas se sigue apostando por esta fórmula, aunque poco a poco se va permitiendo los plenos puramente presenciales. 

Los Emmys 2020, los primeros grandes premios virtuales del 2020

Sí, finalmente los Emmys 2020 (los premios más importantes de la televisión mundial) se celebraron mediante una gala virtual de más de tres horas de duración en la que se produjeron hasta 140 conexiones por videollamada con artistas y técnicos del mundo del espectáculo. 

Hasta el humor de la gala tuvo referencias al coronavirus (con un gag sobre el PCR incluido), que no pudo evitar que Succession y Schitt´s Creek fueran designadas como las mejores series del momento. 6,1 millones de espectadores vieron la gala, si bien ha sido una de las audiencias más discretas de los últimos años, algo lógico dada las circunstancias. 

En REDTORRES también tenemos experiencia en organizar eventos virtuales, y en pleno confinamiento, durante la primera ola en mayo de 2020 celebramos una entrega de premios virtuales de Efigy. Hablamos del certamen de proyectos de eficiencia energética de Naturgy. Lo hicimos en colaboración con dos importantes productoras audiovisuales, como son EL CAÑONAZO TRANSMEDIA y EXCENA PRODUCCIONES. También celebramos el Dia Mundial de la Cruz Roja, con hasta 30 conexiones en directo entre ellas con celebritys como Fonsi Nieto, Rosana, o Alvaro Urquijo de Los Secretos.

El DC FanDome

Un evento marcado a fuego para los fans de los cómics y de la editorial DC es la celebérrima DC Fandome. El pasado año se convirtió en una convención virtual sobre este universo que surge como respuesta a la cancelación de la San Diego Comic-Con. La idea fue convertir en online sus múltiples paneles a través de ponencias, videoconferencia, anuncios y spots publicitarios. ¿Los protagonistas? Las series, libros, películas, cómics y videojuegos. Todo lo relacionado con la franquicia presidida por el dibujante Jim Lee. 

Fue un exitazo total: 22 millones de personas estuvieron enganchadas a la emisión de estas charlas y anuncios. Tuvo una enorme repercusión en Twitter y, sobre todo, en Youtube, donde permanecen disponibles la mayoría de ponencias de este gran evento virtual. Otro ejemplo de éxito. 

Las Ferias del Libro por toda España

Vayamos a ejemplos más cercanos: las ferias del libro y los eventos de literatura han tenido que reinventarse. Un ejemplo inspirador e interesante es el de la Feria del Libro de Murcia, que ha desarrollado un modelo virtual con videoconferencias, presentaciones, casetas virtuales y lecturas online. Así se cumplía con dos objetivos: garantizar la seguridad del público y apoyar al sector en un momento muy difícil, en el que la industria se ha visto seriamente afectada por la pandemia.

También tenemos el ejemplo de la Feria del Libro Virtual 2020 de editoriales independientes, en la que ha participado Madrid, Barcelona, Gijón, Logroño, Segovia, Sevilla y Badajoz, un evento online para conocer las múltiples novedades que no han tenido la oportunidad de presentarse en la calle debido a la pandemia. La cultura resiste; los libros permanecen.